چگونه ایمیل‌های جیمیل را به‌صورت گروهی مدیریت و حذف کنیم؟
انبوه ایمیل‌های تبلیغاتی، خبرنامه‌ها و اعلان‌های بی‌پایان در جیمیل، خیلی زود باعث شلوغی اینباکس می‌شوند و پیام‌های مهم را زیر خروارها ایمیل ناخواسته پنهان می‌کنند.
خوشبختانه جیمیل ابزارها و ترفندهایی دارد که با استفاده از آن‌ها می‌توانید پیام‌ها را سامان‌دهی کنید، ایمیل‌های غیرضروری را به‌صورت دسته‌جمعی حذف کنید و یک صندوق ورودی خلوت و منظم داشته باشید. در این مقاله گام‌به‌گام روش‌های کاربردی برای مدیریت سریع و مؤثر ایمیل‌ها را بررسی می‌کنیم.
سامان‌دهی ایمیل‌ها با فعالسازی تب‌ها
فعالسازی تب‌ها (Categories) در جیمیل کمک می‌کند ایمیل‌ها به‌طور خودکار در بخش‌های مختلف مثل Primary، Social، Promotio ، Updates و Forums دسته‌بندی شوند. این کار باعث می‌شود پیام‌های تبلیغاتی و شبکه‌های اجتماعی از ایمیل‌های اصلی و مهم جدا شوند و شما بدون نیاز به جست‌وجو یا مرتب‌سازی دستی، سریع‌تر به سراغ پیام‌های ضروری بروید. در نتیجه اینباکس خلوت‌تر شده و مدیریت حجم زیاد ایمیل‌ها بسیار ساده‌تر خواهد شد.
در بخش Primary (اصلی) ایمیل‌های شخصی و مهم مانند مکاتبات کاری یا پیام دوستان نمایش داده می‌شوند. تب Social (اجتماعی) مخصوص اعلان‌های شبکه‌های اجتماعی است و در Promotions (تبلیغات) ایمیل‌های تبلیغاتی، تخفیف‌ها و خبرنامه‌ها قرار می‌گیرند.
تب Updates (به‌روزرسانی‌ها) شامل اطلاع‌رسانی‌های رسمی مانند رسید پرداخت، فاکتورها و تأیید خرید است. همچنین، ایمیل‌های مرتبط با گروه‌های گفت‌وگو یا انجمن‌های آنلاین در تب Forums (تالارهای گفتمان) قرار می‌گیرند.
برای فعالسازی تب‌ها مراحل زیر را دنبال کنید:
- از سمت راست روی تنظیمات (علامت چرخ‌دنده) ضربه بزنید و سپس See all settings (دیدن همه تنظیمات) را انتخاب کنید.
- از بین گزینه‌های بالا Inbox (صندوق ورودی) را انتخاب کنید و سپس از بخش Categories (دسته‌ها) تب‌هایی را که می‌خواهید فعال شوند، تیک‌دار کنید.
اکنون اگر می‌خواهید تمام ایمیل‌های دریافتی در یکی از تب‌ها را پاک کنید، از بخش Inbox وارد تب موردنظر شوید و روی علامت مربع در سمت چپ که در تصویر مشخص شده است، کلیک کنید. اکنون با کلیک روی آیکون delete (سطل زباله) تمام ایمیل‌های تب انتخاب‌شده حذف خواهد شد و به بخش Trash (حذف‌شده‌ها) منتقل می‌شود.
جست‌وجوی آماده جیمیل‌هایی با ویژگی‌های مشترک
با استفاده از دستورات جست‌وجوی جیمیل (مثل category:promotions یا older_than:30d) می‌توانید سریعاً مجموعه‌ی بزرگی از ایمیل‌ها را پیدا کنید. این کار سرعت مدیریت را بالا می‌برد و به شما امکان می‌دهد بدون گشتن بین صدها پیام، موارد ناخواسته را دسته‌جمعی شناسایی کنید. به‌عنوان مثال می‌توانید تاریخ وارد کرده و پیام‌هایی را که در یک تاریخ مشخص آمده است، ابتدا پیدا و سپس آن‌ها را حذف کنید.
اگر می‌خواهید از جست‌وجوی آماده استفاده کنید، عبارت‌های زیر را براساس نیازتان در بخش جست‌وجوی جیمیل که آیکون ذره‌بین دارد و در بالا قرار گرفته است، وارد کنید و سپس enter یا تأیید را بزنید.
جست‌وجوی تب‌ها
- category:promotions
- category:social
- category:updates
- category:forum
جست‌وجو براساس زمان
- older_than:30d (ایمیل‌های قدیمی‌تر از ۳۰ روز)
- newer_than:7d (ایمیل‌های جدیدتر از ۷ روز)
- before:2024/12/31 یا after:2025/01/01 ایمیل‌های بعد (after) یا قبل (before) از یک تاریخ مشخص
جست‌وجو براساس ایمیل‌های خوانده شده یا خوانده نشده
- is:unread (ایمیل‌های خوانده‌نشده)
- is:read (ایمیل‌های خوانده‌شده)
جست‌وجو براساس حجم فایل و ضمیمه‌ها
- has:attachment (جیمیل‌های ضمیمه‌دار)
- larger:10M (بزرگ‌تر از ۱۰ مگابایت)
- filename:(pdf OR zip OR mp4) (نام فایل حاوی pdf ، zip یا mp4)
جست‌وجو براساس فرستنده/موضوع
- from:*@example.com (به‌جای واژه‌ی example نام فرستنده را قرار دهید)
- subject:"newsletter" (به‌جای واژه‌ی newsletter موضوع جیمیل نوشته شود)
جست‌وجوهای ترکیبی (AND/OR/NOT)
- category:promotions older_than:90d (هم دسته‌بندی موردنظر و هم مدت زمانی که از دریافت ایمیل گذشته را وارد کنید)
- is:unread category:social (هم خوانده شده یا نشدن و هم دسته‌بندی جیمیل را وارد کنید)
- larger:5M has:attachment -from:yourboss@... (حجم فایل، داشتن یا نداشتن فایل ضمیمه و فرد فرستنده را وارد کنید)
بعد از وارد کردن دستور جست‌وجو براساس نیاز شخصی خود، می‌توانید آیکون مربع را که در سمت چپ قرار دارد، تیک‌دار کنید و سپس سطل زباله را بزنید تا تمام ایمیل‌هایی که با مشخصات واردشده همخوانی دارند، حذف شوند.
لغو اشتراک و بلاک کردن خبرنامه‌ها
با استفاده از گزینه‌ی Unsubscribe (لغو اشتراک) یا Block در جیمیل، می‌توانید جلوی دریافت دوباره‌ی ایمیل‌های مزاحم از یک خبرنامه یا وب‌سایتی را که پیش‌تر با استفاده از ایمیل خود وارد شده‌اید، بگیرید. این کار کمک می‌کند انبوه ایمیل‌های ناخواسته در آینده کمتر شوند و مدیریت پیام‌ها ساده‌تر گردد.
برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
- یکی از ایمیل‌های خبرنامه را باز کنید. اگر بالای پیام دکمه‌ی Unsubscribe یا Change preferences دیدید، بزنید. بعد از انتخاب گزینه‌ی Unsubscribe (لغو اشتراک) از شما می‌پرسد که آیا مطمئن هستید که می‌خواهید اشتراک را لغو کرده و دیگر هیچ ایمیلی از این خبرنامه دریافت نکنید.
- از منوی سه‌نقطه [نام فرستنده] Block را بزنید تا این فرستنده حذف/اسپم شود.
- می‌توانید با جست‌وجوی unsubscribe (لغو اشتراک) فهرست زیادی از خبرنامه‌ها را نیز پیدا و اشتراک خود را لغو کنید.
ساخت فیلترهای خودکار
فیلترها به شما اجازه می‌دهند قوانین دائمی بسازید؛ مثلاً همه‌ی ایمیل‌های تبلیغاتی به‌طور خودکار حذف یا آرشیو شوند. این ویژگی جلوی شلوغی دوباره‌ی اینباکس را می‌گیرد و باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود.
اگر می‌خواهید یک فیلتر خودکار بسازید، می‌توانید طبق مراحل زیر پیش بروید و براساس نیاز خود فیلتر موردنظر را تنظیم کنید.
- روی فلش کوچک سمت راست نوار جست‌وجو کلیک کنید (Show search options).
- شرایط را پر کنید. مثلاً در قسمت From نام فرستنده و در بخش To نام گیرنده را بنویسید. در Subject می‌توانید موضوع را مشخص کنید و گزینه‌ی بعدی Has the words (دارای این کلمات است) به شما امکان می‌دهد که کلمات خاصی را مشخص کنید. در گزینه‌ی Doesn't have (بدون) باید بنویسید که چه موردی اگر وجود نداشت، باید عملیات مشخص‌شده اعمال شود. در ادامه اندازه (Size)، محدوده تاریخ (Date within) و جست‌وجوی در تمام ایمیل‌ها یا دسته‌بندی‌های خاص (Search) را مشخص کنید.
- بعد از وارد کردن تنظیمات موردنظر خود گزینه‌ی Create filter (ایجاد فیلتر) را بزنید و سپس اگر می‌خواهید ایمیل‌هایی که دارای فیلتر مدنظر شما هستند، حذف شوند، گزینه‌ی Delete it (حذف شود) را تیک‌دار کنید یا اگر می‌خواهید در اینباکس قرار نگیرند و وارد آرشیو شوند، گزینه‌ی Skip the Inbox (Archive it) (نرفتن به صندوق ورودی (بایگانی شود) را بزنید.
- در پایان Create filter (ایجاد فیلتر) را بزنید. از این به بعد، ایمیل‌هایی که دارای ویژگی‌های تعریف‌شده در فیلتر ساخته‌شده‌ی شما هستند، به‌طور خودکار حذف/آرشیو می‌شوند.
استفاده از میانبرهای کیبورد
فعال‌کردن میانبرها به شما امکان می‌دهد با کلیدهای ساده‌ای مثل e برای آرشیو یا # برای حذف، سریع‌تر با حجم زیادی از ایمیل‌ها کار کنید. استفاده از میانبرها، به شما امکان می‌دهد هم سریع‌تر به ایمیل‌های خود نظم دهید و در صورت نیاز آن‌ها را حذف کنید. برای فعال کردن میانبرهای کیبورد لازم است مراحل زیر را طی کنید:
- ابتدا از آیکون چرخ دنده از سمت چپ وارد بخش تنظیمات شوید و See all settings (دیدن همه تنظیمات) را بزنید.
- در سربرگ General (کلی) اسکرول کنید و در بخش Keyboard shortcuts (میانبرهای صفحه‌کلید) گزینه‌ی Keyboard shortcuts on (روشن کردن کلیدهای میانبر صفحه کلید) را بزنید.
وقتی وارد اینباکس شدید و یک یا چند ایمیل را انتخاب کردید، کافی است با توجه به نیازتان یکی از کلیدهای زیر را بزنید. توجه کنید که کیبورد باید در حالت انگلیسی باشد.
- e → آرشیو ایمیل (می‌رود به All Mail)
- # یا Shift+3 → حذف ایمیل انتخاب‌شده
- ! → گزارش اسپم
- r → پاسخ به ایمیل (Reply)
- a → پاسخ به همه (Reply all)
- f → فوروارد
- u → برگشت به لیست مکاتبات از داخل یک ایمیل
- k و j → جابه‌جایی بین ایمیل‌های بعدی/قبلی
- o یا Enter → بازکردن ایمیل انتخاب‌شده
- l → اضافه‌کردن برچسب به ایمیل
- Shift + i → علامت‌زدن به‌عنوان خوانده‌شده
- Shift + u → علامت‌زدن به‌عنوان خوانده‌نشده
اگر می‌خواهید یک عملیات را روی تعداد زیادی از ایمیل‌های خود اعمال کنید، کافی است کیبورد را در حالت انگلیسی قرار دهید، دکمه‌ی Shift، * (ستاره) و سپس یکی از این حروف را همزمان نگه دارید:
- a → انتخاب همه‌ی ایمیل‌ها
- n → لغو انتخاب همه
- r → انتخاب فقط ایمیل‌های خوانده‌شده
- u → انتخاب فقط ایمیل‌های نخوانده
- s → انتخاب ایمیل‌های ستاره‌دار
امیدواریم بتوانید با استفاده از روش‌های مذکور به سامان‌دهی ایمیل‌های خود بپردازید و آن‌هایی را که ضروری نیستند، به‌راحتی پاک کنید. آیا تابه‌حال از روش‌هایی که در این مقاله به شما معرفی شده است، استفاده کرده‌اید؟ کدام‌یک مفیدتر بود؟ نظرات خود را با ما و کاربران زومیت به اشتراک بگذارید.